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第64章（第2页）

如果你收到一份备忘记录，可以只作简短的答复；如果你负责分析一个新市场，就需要作一份正式的报告，包括统计图表及详细的资料。

2沟通的形式口头：非正式，非书面性。

手写：非正式，书面性。

备忘：需作群体沟通（3人以上），书面性。

报告：需作群体沟通，探讨复杂问题需书面辅助文件，亦需以书面作成决定。

备忘录备忘录宜简短（最多一页）；备忘录的表头最好采用以下格式：日期：收文者：发文者：主旨：执行：作者可于执行栏表达这份备忘录的目的，并使读者了解作者所期待的行动。

如果只是&ldo;仅供参考&rdo;，则应重新考虑。

避免强调性别且不失可读性一份针对500所大学的学生（男女各半）所作的最新研究显示，当他们读到一份以&ldo;他&rdo;为主词的资料，65％的人认为是男性。

人们开始注意到文章中性别的不同，所以尽量避免用代表性别的字眼。

也不可使用拙劣的结构，如&ldo;他或她&rdo;等，可能破坏文字的流畅，更不易读。

以下是几种避免强调性别又不失其可读性的方法：。

直接写出人名……使用一般通称：如：经理应该尊重部属的意见……偶尔使用女性称呼，特别是指一些有权力的人。

如：总裁应将她的力量用在？？……使用比较中性的字眼。

运用幽默感1谨慎运用幽默感幽默感亦可用在正式的文件里，但除非你确定不会引起他人的反感，否则最好不用。

如果一个主管或老板写一些幽默的东西给部属，可以令人觉得温暖、幽默。

反之，如果部属写给上司，幽默可能会让人有缺乏自信或能力不足的感觉。

即使你是一个幽默大师，亦该有所节制。

人们若只喜欢你的幽默风趣，就难以与他们严肃地沟通问题。

2务必注意可读性以下是一些可使备忘录或报告更具可读性的建议：两边留白要宽：短句比长句更容易读。

两边留白可让读者容易批注，并使文件看来更清晰且更专业化。

界定字句：利用粗体字、斜体字或字下线标出重要字句。

数字：采用易读的方式。

如：400万比＄4000000容易读。

页次：3页以上的文件应标明页次。

讨论一些未标明页次的资料，常会破坏整体会议。

连字号：增加空白，但影响可读性。

如果可能应尽量避免。

使用时不要影响文字的流畅。

3修改、编排、再修改没有一个作者能省略修改的过程。

一份未经修改及编排的报告是一种冒险，错误可能发生在最严重的部分。

如总裁的名字拼错，或者最重要的栏次漏标等。