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第341章 又要垫钱了2（第4页）

降低客户抵触，如：“其实一直不想跟您提钱，但之前好几次因为熬夜核对您的专利信息，耽误了自己的事，家里人也说我太实在了。

收点手续费，也是想让自己更用心一点，把您的专利照顾得更到位，您理解下哈？”

五、风险防范机制：避免未来再次陷入类似困境

（一）建立“事前核对”

制度：从源头减少错缴可能

错缴的根源往往是信息核对不细致，可通过以下流程降低风险：

1缴费前确认：每次代缴前，向客户发送《专利年费缴纳确认单》，包含“专利号、专利名称、年度、金额、缴费截止日”

盖章确认后再操作；

2系统记录存档：建立客户专利信息表，详细记录每一项专利的基本信息、历史缴费记录、下次缴费时间，定期与客户同步更新，避免因信息过时导致错缴；

3双人核对机制：若条件允许，可由两人分别核对缴费信息（如一人录入、一人复核），尤其针对相似专利号、相近缴费时间的情况，减少人为失误。

（二）明确“垫资规则”

：杜绝无底线垫付

针对“垫资”

问题，需提前与客户约定：

-禁止垫资：明确“代缴前需客户先支付费用，到账后再操作”

，可提供“提前3天提醒”

服务，避免因客户未及时付款导致专利失效；

-特殊情况垫资：若客户临时周转困难，需约定“垫资上限（如不超过xx元）”

“还款期限（如3个工作日内）”

，并要求客户出具《垫资确认书》，注明“逾期按日支付xx的利息”

，用条款约束客户及时还款。

（三）留存“服务痕迹”

：为可能的纠纷保留证据

长期义务服务需注意“留痕”

，避免客户日后否认服务关系：

-书面记录：每次服务（如代缴、查询、提醒）后，通过微信、邮件或书面形式向客户反馈，注明“已完成xx服务，相关凭证见附件”

，并要求客户回复确认；

-重要节点存档：将客户的专利证书复印件、历年缴费凭证、沟通记录等整理存档，电子文件需备份，纸质文件需要保存好。